Was ist Power BI?

In vielen Unternehmen liegen relevante Informationen verteilt in Excel-Dateien, Datenbanken, Online-Diensten oder unterschiedlichen Fachanwendungen. Dadurch wird es zunehmend schwierig, einen einheitlichen Überblick zu erhalten und Entwicklungen zuverlässig zu beurteilen.

Power BI ist ein Business-Intelligence-Werkzeug von Microsoft, mit dem solche Datenquellen zusammengeführt, analysiert und visuell aufbereitet werden können. Neben klassischen Dateien lassen sich unter anderem Datenbanken, Web-APIs und Online-Services anbinden. Auf dieser Grundlage entstehen interaktive Reports und Dashboards, die Kennzahlen, Trends und Abweichungen verständlich darstellen.

Typische Einsatzgebiete sind:

• Controlling und Finanzen,
• Vertrieb und Sales-Pipelines,
• Projekt- und Ressourcenmanagement,
• HR-Auswertungen,
• IT- und Betriebskennzahlen.

Power BI kann beispielsweise Umsätze, Kosten, Kapazitäten, Mitarbeiterauslastung, Krankenstände, Tickets oder Systemverfügbarkeiten visualisieren. Die Technik allein garantiert allerdings noch keine hilfreichen Erkenntnisse: Die dargestellten Kennzahlen müssen fachlich sinnvoll gewählt und eindeutig definiert sein.

Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen

Am Anfang eines Power-BI-Berichts stehen die Daten. Diese müssen nicht zwingend bereits in einem perfekt vorbereiteten Format vorliegen.

Beim Import von Daten aus Webseiten oder anderen externen Quellen zeigt sich häufig, dass die vorhandene Struktur noch nicht unmittelbar für Analysen geeignet ist. Überschriften können falsch erkannt werden, einzelne Werte fehlen oder Formate sind uneinheitlich. Bevor daraus belastbare Auswertungen und Visualisierungen entstehen, müssen die Daten daher geprüft, bereinigt und in eine konsistente Form gebracht werden.

Daten aufbereiten und modellieren

Mit Power Query können importierte Daten schrittweise transformiert werden. Dazu zählen beispielsweise:

• die erste Datenzeile als Überschrift festlegen,
• unvollständige Werte behandeln,
• Spalten ergänzen oder entfernen,
• Datentypen korrigieren,
• Tabellen miteinander kombinieren,
• einheitliche Datums- und Zeitstrukturen schaffen.

Die ausgeführten Transformationsschritte bleiben nachvollziehbar und können bei einer späteren Aktualisierung erneut angewendet werden. Dadurch muss die Datenaufbereitung nicht bei jedem Import manuell wiederholt werden.

Anschließend werden die Beziehungen zwischen den Tabellen im Datenmodell definiert. Power BI kann mögliche Verknüpfungen automatisch erkennen. Diese sollten jedoch fachlich kontrolliert werden, da automatisch vorgeschlagene Beziehungen nicht zwingend korrekt sind. Auch Kardinalität, Filterrichtung, Hierarchien und die gewünschte Zusammenfassung numerischer Werte müssen passend eingestellt werden.

Interaktive Reports statt statischer Diagramme

Eine wesentliche Stärke von Power BI ist die Interaktivität. Wird beispielsweise ein Balken in einem Diagramm ausgewählt, können andere Visualisierungen automatisch auf diesen Wert gefiltert werden. Auf diese Weise lassen sich Zusammenhänge untersuchen, ohne für jede Fragestellung einen eigenen Bericht erstellen zu müssen.

Auch vertiefende Detailseiten sind möglich. Über einen Drill-through kann von einer zusammengefassten Übersicht zu Detailinformationen eines ausgewählten Eintrags gewechselt werden.

Visualisierungen lassen sich vergleichsweise flexibel austauschen. Je nach Fragestellung können Balken-, Säulen-, Linien-, Kreis- oder Tabellenansichten verwendet werden. Entscheidend ist nicht, möglichst viele Diagramme einzubauen, sondern die Informationen übersichtlich und zielgerichtet darzustellen.

Kennzahlen und komplexere Berechnungen

Für einfache Reports sind viele Funktionen über die grafische Oberfläche erreichbar. Komplexere Kennzahlen, Measures und Berechnungen benötigen jedoch DAX.

Damit lassen sich beispielsweise spezielle Umsatzberechnungen, zeitbezogene Vergleiche oder individuelle KPIs abbilden. Dieser Bereich erfordert deutlich mehr fachliches und technisches Verständnis als das reine Zusammenstellen von Diagrammen. Auch bei großen Datenmodellen und zahlreichen Tabellenbeziehungen steigt die Komplexität erheblich.

Power BI erleichtert somit den Einstieg in Datenanalysen, ersetzt aber nicht die notwendige Expertise für professionelles Datenmodellieren und die korrekte Interpretation der Ergebnisse.

Berichte veröffentlichen und aktuell halten

Fertige Reports können in einer Power-BI-Umgebung veröffentlicht und über Workspaces bereitgestellt werden. Dort lassen sich Zugriffsrechte, Freigaben und automatische Aktualisierungen verwalten.

Dadurch können Dashboards regelmäßig mit neuen Daten versorgt werden, ohne dass jede Auswertung manuell neu erstellt werden muss. Für die Veröffentlichung, das Teilen und bestimmte Online-Funktionen müssen allerdings auch Lizenzierung und Berechtigungskonzepte berücksichtigt werden.

Stärken und Grenzen von Power BI

Zu den wichtigsten Stärken zählen:

• interaktive Dashboards und Reports,
• die Visualisierung großer Datenmengen,
• automatische Datenaktualisierungen,
• zahlreiche unterstützte Datenquellen,
• schnelle Unterstützung bei datenbasierten Entscheidungen.

Power BI ist jedoch nicht für jede Form der Berichterstattung gleichermaßen geeignet. Große listenartige Druckberichte können schnell unübersichtlich werden. Auch Planungsfunktionen, Writeback, besonders komplexe Logik sowie das Teilen mit anderen Personen können zusätzlichen Aufwand verursachen. Hinzu kommen Lizenzfragen und die Einbindung in das Microsoft-Ökosystem.

Fazit

Power BI macht Daten nicht automatisch wertvoll. Erst durch saubere Datenaufbereitung, ein durchdachtes Modell und verständlich definierte Kennzahlen entsteht ein Dashboard, das tatsächlich bei Entscheidungen unterstützt.

Für interaktive Analysen, regelmäßige Kennzahlenauswertungen und übersichtliche Management-Dashboards bietet Power BI viele Möglichkeiten. Einfache Berichte können vergleichsweise schnell erstellt werden. Bei komplexen Datenmodellen, DAX-Berechnungen und professionellen Unternehmenslösungen bleibt fundiertes Know-how jedoch entscheidend.

Wir bei Aschauer IT betrachten daher nicht nur die Visualisierung, sondern den gesamten Weg von der Datenquelle über die Modellierung bis zum fertigen Bericht. Gemeinsam schaffen wir eine belastbare Grundlage für Auswertungen, die verständlich sind und im Arbeitsalltag einen konkreten Nutzen bieten.

Wenn ihr Fragen habt oder mehr über konkrete Einsatzmöglichkeiten erfahren möchtet, nutzt bitte den unten angelegten Kontaktbereich. Wir unterstützen euch gerne bei eurem Vorhaben.